対象者を決める

　マニュアル体系を決めるにあたり、対象者を明確にする必要があります。新入社員を対象とするならば基本業務、中堅社員ならば日常業務が中心となります。
　また、管理される側か管理する側かによっても大きく異なります。管理される側ではオペレーションマニュアル、管理する側では評価やチェックマニュアルが求められます。

マニュアルの全体構成

　構想を具体化するために、まずマニュアルの全体像を体系化する必要があります。個々の業務に対するマニュアルの必要性、各マニュアルの関連性による区分・階層を明確にし、図表などで一覧にします。

マニュアル体系の例

優先順位・役割分担

　マニュアルの体系化が出来たならば、作成する必要の有無、作成する優先順位を決めて行きます。限られた人員と期間内で、全てのマニュアルを作成する事は困難ですので、重要度の高いものを優先的に作成します。ここに言う重要度とは、使用頻度をいいます。
　作成するマニュアルが確定したならば、次に誰が担当するかの役割分担を決めて行きます。

　作成は第一線の業務担当者が中心になりますが、様々なレベルの人材を加えることでより効果的なマニュアルができます。例えば、ベテランだけになると、マニュアルの内容が不親切になりがちです。これは、基本的な事項は『当たり前』になってしまっているからです。また、新人教育の教材などでの使用を目的としている場合に、ベテランだけでなく初級社員も加えること、理解し難いポイントがわかり作成に役立ちます。

スケジュールの作成

　作成するマニュアルや各担当者が決まったならば次にマニュアル作成のスケジュールを確定していきます。先ず、いつまでに完成するかを決めそこから逆算していきます。例えば、金融商品取引法(いわゆる　日本版SOX法)は、2009年の3月期から適用され、内部統制報告書の作成と外部監査人による監査が行われますので、それに間に合わせる必要があります。そこから逆算して作成スケジュールを立て、それぞれの担当責任者・必要人員・経費などを決めて行きます。
　また、定期的な打ち合わせの曜日または日時、更には進捗度のチェック方法なども予め決めて置きましょう。