マニュアルは変化し続ける

　マニュアルは、いったん作成したから終わりという訳ではなく、関連法令の改廃･消費者のニーズの変化・ライバル企業の出現などの外的要因や、新しい技術の導入･より効率的な手法への移行･基本方針の変更などの内的要因に対応し、記載内容を改訂しなければなりません。

　業務は常に変化し続けるものであり、それとともにマニュアルも変化し続けなければなりません。改訂を怠っているマニュアルはどんどん現実と乖離して行き、使われなくなってしまいます。マニュアルが使われなく最大の理由は、『現実に合わない・内容が古い』です。
　マニュアルを効果的で活用されるものとするには、現時点で企業においてもっとも優れたノウハウが蓄積されている状態に、保つ必要があるのです。

新規作成・改訂のルールー化

　マニュアルの新規作成や改訂を、各担当者が自己判断で行なってしまっては、マニュアルの二重化や作業の簡略化などが起きてしまい、マニュアル作成前と同じ状況となってしまいます。このようなことが起きないように、新規作成や改訂手続きをルールー化しなければなりません。

新規作成･改訂フロー　例

　改訂には、『定期的』『臨時的』に行なわれるものがあります。定期的に行なう改定については、最低年1回の実施を決め、各部門はそれに合わせ準備を行ない、緊急的なものについては、随時見直しを行ないます。

管理部署の一元化

　上記のように、マニュアルは頻繁に改訂・新規作成が行なう必要がありますが、これらを管理し、保存・配布・改廃を行なう窓口を一元化しなければ、新しいものと古いものとが混在したり、改廃の情報の報告が遅れるなどの混乱を招きかねません。通常、総務部や管理部が担当します。
　また、改廃一覧の作成、ナンバリングやコード体系などを決め、管理し易い工夫をすることも必要です。