洗出し方法

　実際にマニュアルを作成するためには、まず各担当者が行っているすべて業務や作業を洗出し分類を行い、体系化していきます。

ブレーンストーミング

　各担当者ごとの作業の洗出しには、ブレーンストーミングなどが利用されます。
　この時の構成メンバーとして、管理職は業務の全体像はうかがえますが、細かな作業はわかりませんし、現場で実作業をこなす従業員は、自身の細かな作業は洗出せますが、全体として位置や分類は難しくなります。
　作業の洗出しには、このどちらも欠かせない要素となりますので、様々な角度や目の高さからの意見が集められるように、メンバーを選ぶ必要があります。

演繹的(設計的)アプローチ

　　あらかじめ、まとまった業務で区分し分類名を付け、そこに当てはまる業務や作業をリストアップする方法

帰納的(分析的)アプローチ

　担当者が日々行っている一つ一つの作業を洗出し、これらを同じグループごとに整理して行くことで、業務の全体像を導く方法

併用アプローチ

　演繹的アプローチは、目的やあるべき姿の方向付けにはよいが、欠点として細かな作業を見落としたり現実と乖離してしまうことがあります。逆に帰納的アプローチは、細かな作業を洗い出すにはよいのですが、洗出しに多くの時間がとられたり、全体のバランスが欠けてしまうという欠点があります。
　そこで作業の洗出しには、これらを併用する方法がとられます。先ず、演繹的アプローチであるべき姿の全体像を描き道すじをつけ、帰納的アプローチで重複や洩れ、大・中・小の区分間違いなど確認していきます。

用語定義

　ココでいう『作業』と『業務』とは、以下のことを指します。

作業

　ほぼ同一の場所と時間で、目的や計画のもとに身体または知能を使ってする仕事

業務

　同じ目的や計画を達成するための作業が集まった一連の仕事