分類一覧の作成

　洗出された、業務や作業を一覧表にまとめると、無駄な業務、不足している業務・二重業務、改善課題などが浮かびやすくなりますので、一覧表にまとめます。
　ただし、ここでは洗い出された作業(現状)ををただ一覧にするのではなく、不足・問題箇所やリスク要因を改善(理想の形)して作成します。

業務･作業分類一覧　例

作成上の注意点

業務や作業を大きく、または細かくとらえ過ぎない

分類の正確性にこだわり過ぎない

一マス、一項目

作業を文章化しない

上級社員、初級社員を加え、様々な目線から作成する

　ムダや非効率な業務をそのままマニュアルにしてしまうことほど、愚かな事はありませんので、絶対に避けなければなりません。ここでの、重要な業務の強化とムダな業務の削除は、マニュアル作成において重要となります。

業務分担分析

　マニュアル作成と同時に業務改善を行う場合に、部門別・個人別の業務分担の状況分析を行い、現状を把握し質的量的なアンバランス、効率の悪い業務や担当者を洗出し、改善することが求められます。
　そのために、各担当者の業務負担を一定の期間で調べ、『業務分担表』としてとりまとめることが必要となります。

業務分担表　例

　『業務名』には『業務・作業分類一覧』の『小項目』程度の大きさの業務を記入し、出来高や質の良し悪しの判断のため『件数』に、処理を行った数量や枚数などを記入します。

分担分析

　各分担を表にすることで、誰がどの業務をどの程度の能率で処理を行っているかが明確になります。
　各部門でのアンバランスについては、ある程度仕方ないにしても、同じ部門内で担当者ごとのアンバランスは業務配分に問題があります。これらを改善することは、残業代の削減や従業員の健康維持などに役立ちます。
　また、業務の統一・分業・削減・技量とのバランス等を検討し、業務分担の異動を行う事で、より効果的で効率的なものとなります。