改善策の立案

　業務の問題点やその原因が判明できたならば、当初設定した改善目的や目標の達成度、経営全体からのバランスなども考慮し、いくつかの改善案から最良なものを選択し、改善案を作成します。
　改善案の内容には、数人で行う小規模なものから、会社全体で行う大規模なもの、導入化の難易度が低いものや高いものなど、さまざまな案がありますが、自分一人で行う改善案でない限り、改善にかかわる人に、その内容を理解してもらい協力してもらうことが不可欠となります。そのためにも改善案は、具体的にわかりやすくまとめる必要があります。

改善案の優先順位

　業務改善のため、多くのルールーや規程を新たに決め、それを運用する人に大きな負担を強いるのでは良い改善策とはいえません。一番良い改善策は、改善目的を達成し、尚且つ運用者の負担を軽減する方法です。

改善計画書の作成

　改善案が決まったならば、更にスケジュールやコストなどを決め、より具体化させ『改善計画書』にまとめる。

作成ポイント

数値化できるものは数値化し、後に評価・確認ができるようにする

誰でも理解し易いものにする（表や図なども必要に応じ用いる）

改善による期待効果を示す

改善作業が長期に渡る場合は、期間を区切り（月毎など）進捗度を明記する

実施推進担当の選出

　改善案の実施には、ただ案を実施部署に渡しただけでは、なかなか進みませんので、それを引っ張ってゆく推進担当(部門)が必要となります。
　推進担当は、調査分析担当者がそのまま担当する場合が多いですが、調査分析には『業務知識や分析能力』が求められるのに対し、推進担当には改善案を実施部署に説明し実施への協力を得るという『プレゼン能力や交渉力』が求められます。更に難しい局面では、技術や能力よりも日頃の人間関係がものをいうケースも多々ありますので、場合によっては、再編成若しくは人材の追加が必要となるかもしれません。

　また、推進担当があまり前面に出すぎると、『指示する側』と『やらされる側』という意識が生まれてしまい、失敗原因と成りえますので注意が必要です。